Chính sách an ninh của hộp thư điện tử UEH

05/06/2014

Hộp thư điện tử UEH (UEH mail) được thiết lập và vận hành dựa trên nền tảng Google Apps (tương tự như Gmail) với tổng dung lượng lưu trữ hộp thư là 30 GB (gói hỗ trợ Giáo dục). Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử UEH (UEH mail), đôi khi quý thầy/cô bị hệ thống khóa tài khoản vì một lí do nào đó. Để hiểu rõ hơn các nguyên nhân dẫn đến trường hợp bị khóa tài khoản, quý thầy/cô vui lòng tham khảo các chính sách của hộp thư UEH (sử dụng thông qua hệ thống quản trị của Google Apps).

Chính sách về giới hạn gửi thư của UEH mail :

UEH mail áp đặt một giới hạn đối với kích thước file gửi kèm (attachment size) là 25 MB và dung lượng lưu trữ hộp thư là 30 GB nhưng ngoài ra cũng áp dụng một định mức hàng ngày. Vi phạm qui tắc này, tài khoản sẽ bị khóa tạm thời mà không cảnh báo trước.

THÔNG BÁO TÀI KHOẢN GMAIL KHI BỊ KHÓA

Do vậy, khi gửi email cho một danh sách rất nhiều bạn bè, hãy tham khảo các qui tắc dưới đây để tránh bị khóa tài khoản email UEH:

• Qui tắc 1: Nếu quý thầy/cô truy cập hộp thư UEH qua một chương trình POP hoặc IMAP client (ví dụ Microsoft Outlook), quý thầy/cô có thể gửi tối đa tới 100 người cùng một lúc. Vượt quá con số này, tài khoản của bạn sẽ bị khóa 1 ngày với thông báo lỗi "550 5.4.5 Daily sending quota exceeded." mỗi khi quý thầy/cô cố gắng truy cập.
• Qui tắc 2: Nếu quý thầy/cô truy cập hộp thư UEH từ trình duyệt web, quý thầy/cô không được gửi e-mail tới quá 500 người cùng một lúc. Nếu cố gắng thêm người nhận vào ô "To, CC" hoặc "BCC" thì tài khoản UEH của quý thầy/cô có thể sẽ bị khóa từ 24-72 giờ. Thông báo lỗi sẽ là: "Gmail Lockdown in Secton 4"
• Qui tắc 3: Luôn luôn kiểm tra danh sách người nhận trước khi ấn nút Gửi (Send) trong hộp thư UEH. Tài khoản của quý thầy/cô có thể bị khóa vĩnh viễn nếu e-mail gửi đi chứa một lượng lớn người dùng không tồn tại hoặc sai địa chỉ (<25?) tạo ra thông báo lỗi trả về.
• Qui tắc 4: Việc này ít liên quan nhưng cũng khá quan trọng - hộp thư UEH sẽ tự động khóa tài khoản của quý thầy/cô nếu quý thầy/cô không kiểm tra thư điện tử trong một khoảng thời gian là 9 tháng. Tất cả thư sẽ bị xóa và địa chỉ hộp thư UEH của quý thầy/cô sẽ được thu hồi để cấp cho người dùng khác.

Chính sách về giới hạn băng thông của UEH mail :

Bên cạnh các qui tắc nêu trên, nhằm giúp hệ thống không bị quá tải trong việc truyền tải một lưu lượng quá lớn trong khoảng thời gian ngắn, người dùng cần tuân thủ theo một số nguyên tắc giới hạn về định mức băng thông được phép sử dụng như sau:

Qui tắc 1: Đối với người dùng sử dụng giao diện web mail:

Nguồn từ Google Apps

Qui tắc 2: Đối với người dùng sử dụng email qua các giao thức POP, IMAP

Nguồn từ Google Apps

Để upload các file có dung lượng lớn hơn định mức trên, quý thầy/cô có thể sử dụng việc tải các tệp có dung lượng lớn bằng cách sử dụng Google Drive, Skype Drive, Dropbox hoặc các ứng dụng tương tự khác.

Những quy định và chính sách về Spam mail:

1. Vui lòng giữ cho UEH mail không có spam. Một số ví dụ về spam hoặc hành vi spam gồm có:

• Gửi email không mong muốn hoặc không được yêu cầu;
• Gửi email vi phạm Đạo luật CAN-SPAM hoặc các luật chống spam khác;
• Bán, trao đổi hoặc phát tán địa chỉ email của bất kỳ người nào mà không có sự đồng ý của họ;
• Sử dụng UEH mail để tiến hành các thủ đoạn gian lận hoặc lừa đảo người dùng;
• Gửi thư trái phép thông qua các máy chủ mở của bên thứ ba.

2. Không sử dụng UEH mail để phát tán phần mềm độc hại, chẳng hạn như vi-rút, sâu, lỗi, Trojan horse, tệp bị hỏng hoặc bất kỳ thứ nào khác mang tính chất phá hoại hoặc lừa đảo.

3. Không sử dụng UEH mail để lừa đảo. Nói cách khác, không tìm cách để có được dữ liệu của người dùng khác, chẳng hạn như mật khẩu, thông tin tài chính chi tiết và số nhận dạng do chính phủ cấp bằng cách lừa đảo.

 Nội dung được biên tập từ nguồn Google Apps